Każda firma, niezależnie od tego czy prowadzona jest w formie spółki kapitałowej, czy jednoosobowej działalności, ma bezwzględny obowiązek ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych. Prawo dopuszcza kilka rodzajów księgowości. Niektóre podmioty mogą korzystać z uproszczonych form takich jak na przykład księga przychodów i rozchodów, inne natomiast muszą prowadzić księgi handlowe.
Z punktu widzenia ustawodawcy to, kto w firmie będzie zajmował się ewidencją księgową, nie ma znaczenia. Istotne jest jednak to, aby przedsiębiorstwo wywiązywało się ze wszsytkioch obowiązków księgowych i aby rozliczało się zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
W praktyce księgowość prowadzona jest przez trzy podmioty:
1. Właściciel firmy
W przypadku jednoosobowej działalności, niewielkich rozmiarów, przedsiębiorcy prowadzą księgowość i rozliczają się samodzielnie. Jest to jednak opcja, która sprawdza się w niewielu przypadkach, w których firma nie generuje wielu dokumentów i ma możliwość prowadzenie uproszczonej księgowości. Wymaga to jednak monitorowania zmian w przepisach oraz bywa czasochłonne.
2. Księgowa na etat
Drugą opcją, stosowaną najczęściej w dużych firmach, jest zatrudnienie księgowej. Zajmuje się ona kompleksowym prowadzeniem księgowości. Jej oferta zazwyczaj jest kompleksowa – prowadzi dział kadr i obsługuje kwestie podatkowe. Jeżeli firma jest duża, księgowa może prowadzić ewidencję w jej siedzibie i zajmować się ewidencją tylko danego podmiotu. Najczęściej jednak prowadzi ona jednocześnie rachunkowość kilku jednostek gospodarczych. Zatrudnienie księgowej na etat jest jednak dosyć kosztownym rozwiązaniem, na które mogą sobie pozwolić nieliczne firmy.
3. Biuro rachunkowe
Podjęcie stałej współpracy z biurem księgowym to najbardziej popularne rozwiązanie. Przekazanie obowiązków podatkowym podmiotowi zewnętrznemu gwarantuje poprawne rozliczenia i kompleksową obsługę przy znacznie niższych kosztach niż jest to w przypadku samodzielnej księgowej. Dodatkowo biura często oferują możliwość współpracy zdalnej, dostarczają narzędzia do monitorowania bieżącego stanu księgowo – podatkowego czy program do fakturowania.